Сегодня мы хотим вам напомнить об изменениях, касающихся применения кассовых аппаратов. С 1 июля 2018 на онлайн кассы должны перейти предприниматели, которые раньше работали без использования кассовых аппаратов.

Как изменился процесс платежа с введением онлайн касс


Появились операторы фискальных данных ОФД. Это посредники между предпринимателем и налоговой

Обычные кассовые аппараты заменяются на современные онлайн кассы. Такие кассы могут не только печатать бумажные чеки, но и формировать электронные и отправлять данные о продаже для ОФД.

До закона После закона
Покупатель оплачивает товар/услугу Покупатель оплачивает товар/услугу
Деньги уходят в магазин Деньги уходят в магазин
Продавец на обычной кассе печатает чек Онлайн касса формирует электронный чек
Онлайн касса отправляет электронный чек в ОФД
ОФД получает электронный чек и направляет его:

  • в налоговую
  • покупателю (по телефону или электронному адресу)
Налоговая получает информацию о продаже от вас Налоговая получает данные о продаже от ОФД
Налоговая может проверить кассу только при проверках Налоговая может проверить кассу в режиме реального времени

Основные изменения в использовании кассовой техники


Изменения в 54-ФЗ были приняты 2 года назад в редакции 290-ФЗ от 3 июля 2016.

Замена ЭКЛЗ

Раньше в кассовых аппаратах должен был использоваться блок ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая).  Этот блок записывал и хранил все данные об операциях. Центры технического обслуживания (ЦТО) ежегодно сдавали эти блоки в налоговую для отчетности.

Теперь в кассах содержится другой чип фискальный накопитель (ФН). Каждая касса подключается к интернету, и налоговая имеет доступ к операциям в режиме реального времени.

ЦТО и голограмма

Для регистрации кассы больше не требуется договор с ЦТО. Техническое обслуживание кассовой аппаратуры становится добровольным.

Голограмма на ККТ тоже не обязательна.

Журнал кассира

Журналы кассира-операциониста теперь вести не требуется. После ввода онлайн-касс ФНС не требует формы КМ-1…КМ-9.

Регистрация ККТ

Ранее контрольно-кассовый аппарат (ККТ) требовалось нести в налоговую для регистрации. Сейчас зарегистрировать ККТ можно онлайн на официальном сайте налоговой.

https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/reg_kkt/

Бланк строгой отчетности (БСО)

БСО теперь нельзя печатать на принтере и заполнять от руки.

БСО и чек теперь одно и то же. У них одинаковые реквизиты и их можно печатать только на онлайн кассе.

Электронный чек

Покупатель сам решает, какой чек получить – бумажный, электронный или оба. Если товар оплачивается через интернет, то покупатель получает электронный чек.

Кому необходима онлайн касса

ФЗ предусматривает постепенный переход на онлайн кассы все большего числа предпринимателей. С 1 июля 2018 должны использовать онлайн кассы, работающие по патенту (ПСН, ЕНВД и предприятия сферы услуг.

Рост штрафов

Штрафы за неиспользование онлайн касс заметно выросли вплоть до приостановки деятельности юрлица. Размер штрафа определяется как доля выручки, полученной за период без использования онлайн кассы.

Новые термины и понятия 54-ФЗ об онлайн кассах


Онлайн касса

Внешне онлайн кассы ничем не отличаются от старых моделей кассовых аппаратов. Со стороны кассира ничего не изменилось. Онлайн касса по-прежнему может печатать чеки, записывать и хранить информацию.

Существует множество разных видов онлайн касс для любого вида бизнеса. О них мы расскажем ниже.

Онлайн касса — это новый тип ККТ, который подключается к интернету, чтобы обмениваться данными с ОФД (оператором фискальных данных).

Фискальный накопитель, ФН

Фискальный накопитель — это электронный чип памяти. Прибор, устанавливаемый в онлайн кассу. Современный аналог ЭКЛЗ. Фискальный накопитель шифрует и хранит данные о продажах. Фискальный накопитель универсален, он подходит для любой кассы.

Раньше налоговая могла увидеть выручку предприятия только на проверке ЭКЛЗ. Сейчас ФНС может онлайн посмотреть выручку, прочитав данные с фискального накопителя удаленно через интернет.

Оператор фискальных данных, ОФД

Оператор фискальных данных — это посредник между онлайн кассой и налоговой. ОФД обрабатывает чеки, передает их налоговой, предоставляет покупателям доступ к электронным чекам.

Зачем они нужны?

Из-за огромных объемов обрабатываемых данных налоговая служба технически не смогла бы напрямую обрабатывать информацию о каждой продаже, подключать и обрабатывать запросы всех продавцов и покупателей. Поэтому были внедрены операторы фискальных данных, между которыми и делятся информационные потоки.

Электронный чек

Электронный чек — это электронный аналог обычного бумажного чека. Его формирует онлайн касса. Покупатель получает его на электронный адрес или через смс. Если покупатель получает и бумажный чек, то в нем содержится QR код со ссылкой на электронный чек.

Электронные чеки хранятся на фискальном накопителе у продавца для доступа налоговой и на серверах ОФД для доступа покупателей.

Зачем вводят онлайн кассы


Чтобы усилить контроль за выручкой

По подсчетам в 2015 году от налогов было скрыто около 2 миллиардов рублей. Введением онлайн касс планируется уменьшить количество предпринимателей, которые работают “в серую”.

Автоматизировать работу налоговой и предпринимателей

Большая часть работы с отчетностью и документами теперь упрощена и автоматизирована.

Снизить число проверок

Так как ФНС всю информацию получает онлайн, необходимость проверок значительно снизится. Информация анализируется удаленно и автоматически, поэтому не требует дополнительных проверок.

Автоматизировать работу с обращениями

Работа с обращениями предпринимателей теперь будет происходить в личном кабинете налоговой. Там же можно спрашивать о разъяснениях законодательства по вопросам ККТ и докладывать о правонарушениях.

Защита прав потребителей

В электронном чеке указывается расширенная информация о товаре и продавце. Также по электронному чеку можно вернуть товар даже если бумажный был утерян.

Народный контроль

Покупатель может проверить чек в приложении или на сайте налоговой. Если сумма в чеке и на сайте отличается или есть какие-либо другие нарушения, на компанию можно пожаловаться.

Контроль цен на основные товары

Для борьбы с недобросовестной конкуренцией будут отслеживаться цены на социально значимые товары: хлеб, молоко и т.п.

Удаленная регистрация

Зарегистрировать ККТ можно удаленно без визита в налоговую.

Отказ от договора с ЦТО

Договор с центром технического обслуживания теперь не обязателен. Компания заключает его только по своему желанию.

Увеличение срока службы накопителя данных

ЭКЛЗ был заменен на фискальный накопитель. Срок работы накопителя различается, но может составлять 36 месяцев, то есть 3 года, для владельцев патента, ЕНВД или сферы услуг.

Налоговый вычет

Индивидуальным предприниматели на ЕНВД и патентной системе налогообложения будет предоставлен налоговый вычет на расходы на приобретение онлайн кассы при условии её регистрации в 2018 году.

В какие сроки нужно перейти на онлайн кассы


Переход на онлайн кассы постепенный, перечень предприятий, которые должны использовать онлайн кассы увеличивается с каждым годом. На онлайн-кассы переходят почти все, даже те, кто раньше выдавал БСО, квитанции и товарные чеки.

Предприниматели, которые ранее работали с ККТ

То есть если вы и раньше принимали наличные средства, карты, пользовались платежными терминалами, вы должны перейти на онлайн кассы.

Продавцы акцизных товаров

На онлайн кассы должны перейти продавцы алкоголя, табачных изделий, бензина, автомобилей, меховых изделий ит.д.

Продавцы пива

Пиво не является акцизным алкоголем, поэтому для них используются стандартные сроки перехода. Если работаете на ОСНО — в 2017, если на ЕНВД с наемными сотрудниками — в 2018.

Интернет-магазины

Онлайн кассы должны использоваться для продажи товаров и услуг через интернет. Если доставка происходит через курьера, он должен использовать переносной терминал. Если предоставляется удаленная услуга – отправляется электронный чек.

Сфера услуг

Онлайн кассы должны использовать ИП и юридические лица, оказывающие услуги: парикмахерские, прачечные, обучающие центры, службы доставки. Чтобы понять, относится ли ваша деятельность к «сфере услуг», используйте ОКВЭД2, ОКПД2 и переходные ключи с ОКУН.

Торговые автоматы и терминалы оплаты

Онлайн кассы становятся обязательными для кофейных автоматов и терминалов оплаты. Исключением станут аппараты механического вендинга для товаров дешевле 100 рублей.

Предпринимателей на «упрощенных налоговых режимах»

Онлайн кассы должны быть внедрены даже у предпринимателей на УСН, ПСН и ЕНВД.

При совмещении УСН и патента

При совмещении УСН и патентной системы вы обязаны вести раздельный учет. С 2017 года вы пробиваете чеки по УСН на онлайн кассе, а по ЕНВД не применяете онлайн-кассу до 2018–2019 годов.

Кто не применяет онлайн-кассы


54-ФЗ предусмотрел группы предпринимателей, для которых использовать онлайн кассы не требуется.

Труднодоступные населенные пункты

Региональные власти формируют списки труднодоступных местностей, в которых ККТ разрешается не использовать. В списки не входят: города, райцентры и поселки городского типа. Но даже если вы не применяете ККТ, вы обязаны выдавать документ, который подтверждает оплату.

ООО и ИП при безналичном расчете между собой

Если компания или предприниматель оплачивают другой компании или ИП на расчетный счет, чек пробивать не нужно. При оплате наличными понадобится онлайн-касса. То есть если вы работаете только по безналичному расчету, онлайн касса не потребуется.

Аптеки в селах

Без кассы работают сельские аптеки в фельдшерских пунктах. Не применять ККТ могут организации с лицензией на фарм. деятельность, если в населенном пункте нет других аптек.

Малый бизнес из перечня в п.2 ст.2 54-ФЗ

Могут не использовать ККТ

  • Люди, которые ухаживают за детьми, больными и инвалидами
  • Столовые на территориях образовательных учреждений
  • Розничная разносная торговля
  • Организации, принимающие стеклотару
  • Ярмарки
  • Те, кто сдает собственное жилье в аренду
  • Мастерские по ремонту обуви
  • Дочерние организации FIFA при продаже билетов
  • Рынки без помещения
  • Мастерские изготовления ключей
  • Кредитные организации

ККТ не нужна для продажи

  • Овощей, фруктов и арбузов вразвал
  • Почтовых марок
  • Проездных билетов в городском транспорте
  • Мороженого в палатках
  • Молока и кваса с цистерн
  • Религиозных предметов
  • Газет и журналов (если их оборот более 50% от всех товаров)
  • Ценных бумаг
  • Безалкогольных напитков на разлив

Ниже мы свели в таблицу сроки поэтапного внедрения онлайн касс в соответствии с 54-ФЗ.

При этом рекомендуем не откладывать на крайний срок и купить кассу заранее, чтобы успеть ее подключить и зарегистрировать.

Для юридических лиц

Система налогообложения/вид деятельности Когда нужно обеспечить передачу данных через ОФД и выдавать детализированный чек
ОСНО
УСН
ЕСХН
1.07.2017
ЕНВД (торговля товарами)
Патент (торговля товарами)
1.07.2018
БСО (оказание услуг) 1.07.2019

Для индивидуальных предпринимателей

Система налогообложения/вид деятельности Когда нужно обеспечить передачу данных через ОФД Когда нужно выдавать детализированный чек
ОСНО 1.07.2017
УСН 1.07.2017 1 февраля 2021
1 июля 2017 (в случае торговли подакцизными товарами)
ЕНВД и Патент (есть наемные работники) 1.07.2018 1 февраля 2021
1 июля 2018 (если подакцизные товары)
БСО (оказание услуг)
Самозанятые ИП (нет наемных работников)
1.07.2019 1 февраля 2021
1 июля 2019 (для подакцизных товаров)

Если вы сомневаетесь, нужно ли вам переходить на использование онлайн кассы и в какой срок, можно пройти тест на сайте ФНС.

https://kkt-online.nalog.ru

Что нужно для перехода на работу по 54 ФЗ


Для того, чтобы перейти на работу через онлайн кассу только купить аппарат недостаточно.

Что требуется для начала работы через онлайн кассу

 

Купить технику

  • Онлайн касса
  • Фискальный накопитель
Организовать подключение к интернету
Зарегистрировать кассу в налоговой
Выбрать ОФД, зарегистрировать устройства и заключить договор на обслуживание
Подключить онлайн кассу к программе бухгалтерского учета
Организовать тех обслуживание

  • Первичная настройка
  • Устранение неполадок

В июле 2017 года существовал дефицит накопителей и онлайн-касс. Предприниматели ждали технику по 2 месяца, а цены выросли в 1,5–3 раза. В ЦТО были очереди на регистрацию и настройку кассы.

Мы рекомендуем заранее приобрести онлайн кассу и внедрять её не в последнюю ночь, а постепенно. За полгода до крайнего срока онлайн касса внедряется для печати чеков и учета товаров. Затем докупается фискальный накопитель, чтобы избежать июльского ежегодного подъема цен. А уже перед 1 июля нужно зарегистрировать в налоговой и заключить договор с ОФД.

Стоимость внедрения онлайн кассы


Стоимость внедрения онлайн касс складывается из стоимости аппаратного обеспечения, контракта с ОФД и стоимости настройки оборудования.

Онлайн касса От 6000 рублей
Фискальный накопитель На 13/15 месяцев от 7500 рублей
На 36 месяцев от 10000 рублей
Контракт с ОФД 3000 рублей в год
Настройка и подключение аппарата к ОФД и ФНС, если нет своего IT специалиста Около 30000 рублей

Приобретение онлайн кассы

Чем отличаюся онлайн кассы от обычных кассовых аппаратов:

  • Онлайн касса умеет формировать и отправлять через интернет электронные чеки
  • Касса должна подключаться к сети и в момент оплаты передавать все чеки ОФД. Работать без интернета могут только те, кто живет в отдаленной от связи местности.
  • Имеет разъем для подключения стандартного фискального накопителя ФН
  • В корпусе кассы должен быть ФН, который подписывает чеки и шифрует данные. Кассу с ЭКЛЗ использовать нельзя.
  • Формирует расширенные чеки
  • Обязательных реквизитов теперь 24, а раньше было 7. На чеке должен быть напечатан QR-код, по которому клиент может увидеть электронную версию документа.

Как выбрать подходящую онлайн кассу

Существует большое количество различных видов онлайн касс. Они рассчитаны на разную нагрузку и подходят для разного типа бизнеса.

Ниже мы рассмотрели основные типы устройств

Автономные кассы рекомендуются ИП для временного использования. С помощью этих кассовых машин довольно сложно детализировать номенклатуру. У некоторых касс есть web-интерфейс, который упрощает задачу, но не решает ее полностью. При этом анализ продаж с использованием таких касс можно сделать на очень базовом уровне Смарт-терминалы оснащены простым программным обеспечением, которое позволяет заводить номенклатуру, учитывать остатки продукции, использовать различные скидки и программы лояльности. Мы рекомендуем такие кассы для ИП, если у вас менее 2 000 номенклатурных позиций и менее 100 чеков в день. Такая нагрузка оказалась оптимальной для смарт-терминалов. Фискальные регистраторы – это кассы, которые не работают сами по себе – их нужно подключать к товароучетной или кассовой программе. Друг от друга они отличаются скоростью печати, шириной кассовой ленты, наличием портов подключения к компьютеру, наличием автоотреза. При выборе такого аппарата, проверяйте, чтобы он был совместим с вашей программой. Мини аппараты для интернет магазинов и вендинговых автоматов

Имеет небольшие размер и вес. Совместимо с распространенными CMS-системами 1С-Битрикс, Joomla, Drupal, WordPress и другими. Одна касса может обрабатывать порядка 1700 транзакций в день с пиковой интенсивностью до 30 платежей в секунду.
Например, РП Система 1ФА

 

Аренда онлайн касс, облачное решение

В дата центре или серверной стоит ферма онлайн касс, множество бесперебойно работающих устройств

Например, АТОЛ-онлайн

 

Приобретение фискального накопителя

Фискальные накопитель шифрует и хранит данные о продажах. Это более современный аналог ЭКЛЗ в новых онлайн кассах.

Что делает фискальный накопитель:

  • Подписывает чек
  • Шифрует информацию для ОФД
  • Расшифровывает данные от ОФД
  • Хранит транзакции за последние 30 дней
  • Хранит информацию об онлайн кассе и предпринимателе
  • Хранит данные о кассирах, открытии и закрытии смен

Какой фискальный накопитель приобрести

Фискальные накопители отличаются объемом памяти. Более дешевые для срока службы 13-15 месяцев и более дорогие для 36 месяцев работы.

Срок службы от 36 месяцев

  • сфера услуг
  • УСН
  • ЕНВД
  • ПСН
  • ЕСХН
Срок службы от 13 месяцев

  • сезонный бизнес
  • кто работает одновременно на нескольких режимах налогообложения
  • ИП и ООО на ОСН
  • продавцы подакцизных товаров
  • кто не передает фискальные данные ОФД
  • интернет-магазины и вендинг, которые используют автоматизированные кассы

Обратите внимание!

В федеральном законе 54-ФЗ «Об онлайн-кассах» указаны минимальные сроки работы накопителя. Поэтому продавцы акцизных товаров могут использовать накопитель на 15 или 36 месяцев. А вот представители услуг или бизнес на УСН не могут купить ФН на 13 месяцев. За это налоговая выпишет штраф на 2000 ₽.

Летом 2017 года при первой волне массового внедрения онлайн касс возник дефицит онлайн касс и фискальных накопителей. Налоговая временно разрешила использовать фискальные накопители с меньшим сроком работы. Как будет в 2018 и 2019 — неизвестно. Вас не оштрафуют, если вы докажете, что не имели возможности купить фискальный накопитель на 36 месяцев, и поэтому купили на 13.

После окончания положенного срока службы можно заменить накопитель самостоятельно. Использованные фискальные накопители должны храниться у предприятия в течение 5 лет.

Реестр онлайн касс и накопителей

Производители онлайн касс и ФН вносят каждый экземпляр техники в реестры налоговой службы. Производители передают в ФНС модели, заводские номера и сведения о возможностях технических устройств.

Когда покупаете ККТ или ФН, вы можете убедиться, что ваша техника прошла экспертную оценку и занесена в реестр ФНС.

Найти реестры ККТ и ФН можно во вкладке Реестры, на сайте kkt-online.nalog.ru

Штрафы за неиспользование онлайн кассы в 2018


Штрафы за онлайн-кассы в федеральном законе 54-ФЗ завясят от размера выручки запериод, в который предприятие работало без онлайн кассы.

Теперь штрафы могут начисляться без составления протокола.

Нарушение Насколько оштрафуют ИП или директора Насколько оштрафуют компанию
Работа без онлайн-кассы От ¼ до ½ от выручки.

Не менее 10 000 ₽

От ¾ до 100% от выручки.

Не менее 30 000 ₽

Повторное нарушение и выручка за оба раза больше 1 млн руб. Дисквалификация на 1–2 года Закрытие магазина на срок до 3 месяцев.
Касса не соответствует закону 54-ФЗ (например, меньшийнакопитель) 1 500–3 000 ₽ или предупреждение 5 000–10 000 ₽
По требованию покупателя продавец не передал электронный чек или не выдал бумажный 2 000 ₽ или предупреждение 10 000 ₽ или предупреждение
Не предоставили документы по требованию налоговой 1 500–3 000 ₽ или предупреждение 5 000–10 000 ₽ или предупреждение

Налоговая выпишет предупреждение, а не штраф при соблюдении двух условий:

  1. ИП или компания — субъект малого или среднего бизнеса. Крупный бизнес штрафуют сразу.
  2. Это первое нарушение, или с момента последнего нарушения прошло больше года.