1 июля 2018 года были внесены изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его рекомендовано применять для оформления организационно-распорядительных документов компании:
- уставов
- положений
- инструкций
- регламентов
- постановлений
- распоряжений
- приказов
- решений
- протоколов
- договоров
- актов
- писем
- справок и др.
Обновлен список реквизитов, которые нужно указывать в документе.
Отдельным реквизитом стало название филиала, представительства или иного подразделения, которое создало документ. Его указывают под наименованием организации.
Появился гриф ограничения доступа к документу. Например, при необходимости на документе нужно проставлять ограничительную надпись – «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».
Удален реквизит «идентификатор электронной копии документа». Но введен новый — отметка об электронной подписи. В ней указывают:
- текст «Документ подписан электронной подписью»
- номер сертификата ключа электронной подписи
- Ф.И.О. владельца сертификата
- срок действия сертификата ключа электронной подписи
Новый ГОСТ уточняет требования к оформлению документов. В нем разъяснено:
- как нумеровать страницы
- какой использовать шрифт
- какие делать отступы и междустрочные интервалы
- многостраничные документы можно печатать на обеих сторонах листа
- локальные нормативные акты могут иметь титульный лист
- печать не должна попадать на подпись
Многих волнует вопрос заверения копий документов – порядок поменялся, но только в отношении документов, копии которых предназначены внешним пользователям, а также увольняющимся сотрудникам. Если копию нужно передать в другую организацию, то нужно указать слово «Верно», сведения о заверителе (его должность, подпись и ее расшифровку), а строчкой ниже — дату заверения. Дополнительно указывают надпись о месте хранения подлинника и ставят печать компании.
Для внутреннего пользования документ заверяют как прежде: указывают слово «Верно», сведения о заверителе (его должность, подпись и расшифровку подписи) и дату заверения.
Напоминаем о порядке написания Ф.И.О.
