1 июля 2018 года были внесены изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его рекомендовано применять для оформления организационно-распорядительных документов компании:

  • уставов
  • положений
  • инструкций
  • регламентов
  • постановлений
  • распоряжений
  • приказов
  • решений
  • протоколов
  • договоров
  • актов
  • писем
  • справок и др.

Обновлен список реквизитов, которые нужно указывать в документе.

Отдельным реквизитом стало название филиала, представительства или иного подразделения, которое создало документ. Его указывают под наименованием организации.

Появился гриф ограничения доступа к документу. Например, при необходимости на документе нужно проставлять ограничительную надпись – «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

Удален реквизит «идентификатор электронной копии документа». Но введен новый – отметка об электронной подписи. В ней указывают:

  • текст «Документ подписан электронной подписью»
  • номер сертификата ключа электронной подписи
  • Ф.И.О. владельца сертификата
  • срок действия сертификата ключа электронной подписи

Новый ГОСТ уточняет требования к оформлению документов. В нем разъяснено:

  • как нумеровать страницы
  • какой использовать шрифт
  • какие делать отступы и междустрочные интервалы
  • многостраничные документы можно печатать на обеих сторонах листа
  • локальные нормативные акты могут иметь титульный лист
  • печать не должна попадать на подпись

Многих волнует вопрос заверения копий документов – порядок поменялся, но только в отношении документов, копии которых предназначены внешним пользователям, а также увольняющимся сотрудникам. Если копию нужно передать в другую организацию, то нужно указать слово «Верно», сведения о заверителе (его должность, подпись и ее расшифровку), а строчкой ниже – дату заверения. Дополнительно указывают надпись о месте хранения подлинника и ставят печать компании.

Для внутреннего пользования документ заверяют как прежде: указывают слово «Верно», сведения о заверителе (его должность, подпись и расшифровку подписи) и дату заверения.

Напоминаем о порядке написания Ф.И.О.

Если Ф.И.О. употребляется в тексте письма,  инициалы указываются после фамилии.
В шапке и в визе инициалы указываются перед фамилией.